Analisis Sistem

Langkah-Langkah Analisis Sistem

 Mengidentifikasi Penyebab Masalah Contoh : -Pada suatu perusahaan, biaya persediaan meningkat dari tahun ke tahun -Maka harus dicari jawaban mengapa biaya persediaan meningkat -Harus dicari penyebab terjadinya masalah peningkatan biaya persediaan 

 Mengidentifikasi Masalah Tugas-tugas dalam identifikasi masalah ada 3 : 2.Mengidentifikasi Titik Keputusan Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi titik keputusan yang menyebabkan terjadinya masalah. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Bila titik keputusan telah ditemukan, baru dapat memulai penelitian dari titik-titik keputusan tersebut. 

 Mengidentifikasi Titik Keputusan Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen sistem bagan alir formulir (paperwork flowchart atau form flowchart) Contoh : Pada contoh sebelumnya, bila ditemukan bahwa penyebab meningkatnya biaya persediaan adalah persediaan yang terlalu banyak, maka akan dicari titik keputusannya, mengapa persediaan bisa terlalu banyak? 

 Mengidentifikasi Masalah Tugas-tugas dalam identifikasi masalah ada 3 : 3.Mengidentifikasi personil-personil kunci Setelah titik-titik keputusan dapat diidentifikasi, selanjutnya adalah mengidentifikasi personil-personil kunci Personil-personil kunci adalah pihak- pihak atau oknum yang menjadi kunci dari terjadinya masalah baik langsung maupun tidak langsung menyebabkan terjadinya masalah. 

 Mengidentifikasi Personil Kunci Identifikasi personil kunci dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di perusahaan serta dokumen deskripsi jabatan (Job Description) Contoh : Bila telah diketahui titik masalah dari contoh sebelumnya adalah kurangnya pengawasan persediaan, maka kemudian ditelusuri personil-personil mana yang tugas dan tanggung jawabnya berhubungan dengan titik keputusan tersebut. 

 Memahami Kerja Sistem yang Ada 2. Memahami Kerja dari Sistem yang Ada Yaitu mempelajari bagaimana sistem yang ada beroperasi. Untuk itu diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Analis sistem mengumpulkan data dengan menggunakan teknik pengumpulan data a.l.: wawancara, observasi, daftar pertanyaan, dan pengambilan sampel. 

 Memahami Kerja Sistem yang Ada Tugas-tugas dalam memahami kerja sistem : 1.Menentukan jenis penelitian Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang ingin diperoleh. Dapat berupa operasi sistem, perlengkapan sistem, pengendalian sistem, input dan output sistem. 2.Merencanakan Jadwal Penelitian Penelitian biasanya bisa memakan waktu yang cukup lama. Agar dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal penelitian harus direncanakan lebih dulu. 

 Memahami Kerja Sistem yang Ada Perencanaan jadwal penelitian meliputi : - Dimana penelitian akan dilakukan? - Apa dan siapa yang akan diteliti? - Siapa yang akan meneliti? - Kapan penelitian akan dilakukan? 3.Membuat penugasan penelitian Setelah rencana jadwal penelitian dibuat, maka koordinator analis sistem dapat membuat surat penugasan kepada masing- masing anggota team yang telah ditentukan. Kepada anggota juga dilampirkan kegiatan penelitian yang harus dilakukan. 

 Memahami Kerja Sistem yang Ada 4.Membuat Agenda Wawancara Sebelum suatu wawancara dilaksanakan, akan lebih bijaksana jika waktu dan materi wawancara direncanakan terlebih dahulu. Pewawancara dapat melakukan wawancara dengan dasar agenda wawancara. Tujuan utama pembuatan agenda wawancara adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan. 

 Memahami Kerja Sistem yang Ada 5.Mengumpulkan Hasil Penelitian Fakta atau data hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama. Dokumentasi hasil penelitian diperlukan untuk: a. Membantu kelengkapan b. Membantu analisis c. Membantu komunikasi d. membantu pelatihan e. membantu keamanan 

 Memahami Kerja Sistem yang Ada Fakta-fakta yang perlu didokumentasikan dari hasil penelitian sistem yang lama: a. Waktu untuk melakukan suatu kegiatan b. Kesalahan-kesalahan melakukan kegiatan di sistem lama c. Pengambilan sampel d. Formulir-formulir dan laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem lama e. Elemen-elemen data f. Teknologi yang digunakan sistem lama g. Kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen 

 MENGANALISIS SISTEM BERJALAN ♥ Menganalisis Kelemahan Sistem Analis perlu menganalisis masalah yang terjadi untuk dapat menemukan penyebab dari masalah yang timbul. Penelitian dilakukan untuk mengetahui: - mengapa dikerjakan? - perlukah dikerjakan? - apakah telah dikerjakan dengan baik? Kriteria-kriteria penilaian menurut Wilkinson : Relevance, capacity, efficiency, timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy, simplicity. 

  Macam-macam analisis sistem : Menganalisis distribusi pekerjaan - apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas? -apakah tugas dan tanggungjawab telah didistribusikan dengan efektif? Menganalisis pengukuran pekerjaan menyangkut kebijaksanaan dan prosedur, produktivitas karyawan, kelancaran arus data, sasaran, operasi, dan standar kinerja. Menganalisis keandalan - apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing- masing operasi diminimumkan? - apakah operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali?vMenganalisis Kelemahan Sistem  

 Menganalisis Kelemahan Sistem Menganalisis dokumen - Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada? - apakah dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif? - Apakah tembusan-tembusan dari dokumen perlu? Menganalisis laporan - dapatkah laporan-laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen-dokumen yang ada? - apakah terdapat duplikasi di file, catatan, dan laporan? Menganalisis teknologi - Apakah fasilitas dari sistem informasi (dalam bentuk personil, peralatan dan fasilitas lainnya) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti? 

Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen Selain menganalisis kelemahan- kelemahan sistem, tugas utama analis sebagai penyedia informasi yang dibutuhkan pemakainya juga perlu dianalisis. 

 MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISIS Setelah proses analisis selesai, selanjutnya adalah membuat laporan hasil analisis. Laporan hasil analisis diserahkan kepada manajer. Pihak manajer bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analisis yang telah dilakukan oleh analis sistem dari laporan tersebut

Identifikasi MasalahMengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah : 1 Mengidentifikasi penyebab masalah 2 Mengidentifikasi titik keputusan 3 Mengidentifikasi personil-personil kunci.

Mengidentifikasi Penyebab Masalah Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem di tahap perencanaan sistem.
Mengidentifikasi Titik Keputusan Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi. Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 3 Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan. Mengidentifikasi Personil-personil Kunci Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).

Memahami Kerja SistemLangkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey). Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara, oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel. Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah : ,Menentukan jenis penelitian , Merencanakan jadual penelitian o Mengatur jadual wawancara o Mengatur jadual observasi o Mengatur jadual pengambilan sampel Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 4 , Membuat penugasan penelitian , Membuat agenda wawancara , Mengumpulkan hasil penelitian
Menentukan Jenis Penelitian Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem, pengendalian sistem, atau I/O yang digunakan oleh sistem. Merencanakan Jadual Penelitian Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadual penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi : o Dimana penelitian akan dilakukan o Apa dan siapa yang akan diteliti o Siapa yang akan meneliti o Kapan penelitian dilakukan Dari rencana jadual ini, berikutnya ditentukan ke dalam jenis penelitiannya masing-masing.
Membuat Penugasan Penelitian Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.
 Membuat Agenda Wawancara Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

Menganalisis Hasil PenelitianLangkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. 5.1. Menganalisis Kelemahan Sistem Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan : Ø apa yang dikerjakan ? Ø bagaimana mengerjakannya ? Ø siapa yang mengerjakan ? Ø dimana dikerjakan ? Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan : mengapa dikerjakan ? perlukah dikerjakan ? Ø apakah telah dikerjakan dengan baik ? Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut : relevance, capacity, efficiency, timeliness, accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy, simplicity Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada. Analisis dan Perancangan Sistem Halaman 6 Analisa yang dilakukan meliputi : ANALISA DAFTAR PERTANYAAN Distribusi pekerjaan Apakah tugas dan tanggungjawab telah didefinisikan dan diterapkan dengan jelas ? Apakah telah didistribusikan dengan efektif untuk masing-masing personil dan unit organisasi ? Pengukuran pekerjaan Apakah kebijakan dan prosedur telah dipahami dan diikuti ? Apakah produktivitas karyawan memuaskan ? Apakah unit-unit organisasi telah bekerja sama dan terkoordinasi dengan baik menjadi arus data dengan lancar ? Apakah terjadi operasi yang tumpah tindih ? Seberapa perlu hasil dari tiap-tiap operasi ? Apakah terdapat operasi yang menghambat arus data ? Apakah volume puncak dari data dapat ditangani dengan baik ? Apakah terdapat standar kinerja yang baik dan selalu mutakhir ? Keandalan Apakah jumlah kesalahan yang terjadi di masing-masing operasi diminimumkan ? Apakah operasi-operasi telah direncanakan dengan baik dan terkendali ? Dokumen Seberapa perlu dokumen-dokumen yang ada ? Apakah masing-masing dokumen telah dirancang untuk penggunaan yang efektif ? Apakah tembusan dari dokumen perlu ? Laporan Dapatkah laporan dipersiapkan dengan mudah dari file dan dokumen yang ada ? Apakah terdapat duplikasi di file, catatan dan laporan ? Teknologi Apakah fasilitas dari sistem informasi (personil, peralatan dan fasilitas lain) cukup untuk menangani volume rata-rata data tanpa terjadi penundaan yang berarti ? Analisis dan Perancangan Sistem Halaman  Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis. 

Membuat Hasil Laporan AnalisisLaporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah : § Analisis telah selesai dilakukan § Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen § Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen § Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi) Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.